De voorzitter opent de zitting op 28/06/2021 om 21:26.
De Raad neemt kennis van de notulen en het audioverslag van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn de dato 31 mei 2021.
De Raad keurt de notulen en het audioverslag (https://zaventem.notubiz.be) van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn de dato 31 mei 2021 zonder opmerkingen goed.
Voor het voeren van een degelijk beleid zijn de nodige doelstellingen(beleidsdoelstellingen-actieplannen en acties) geformuleerd.
De uitvoering van deze actieplannen en activiteiten/acties zal gepaard gaan met de nodige uitgaven en ontvangsten.
De stand van zaken m.b.t. de uitvoering van de acties (prioritaire) worden door de diensten ingevoerd via BBC Beleid en Budgettering van het boekhoudpakket.
De rapportage van de stand van zaken van de doelstellingen/acties gebeurt door de dienst Beleid en Organisatie.
Volgens art. 171 §1 van Decreet Lokaal Bestuur (DLB) staat de algemeen directeur in voor
1. werking van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid
2. het organisatiebeheersingssysteem (overeenkomstig art. 217 t/m 220 van DLB)
Definitie organisatiebeheersing
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Op GR van 24/06/2019 werd het kader voor organisatiebeheersingssysteem goedgekeurd;
Naar art. 171 §4 zorgt de algemeen directeur voor de opmaak van o.a. het voorontwerp van de opvolgingsrapportering;
Daar de algemene rapportering over de organisatiebeheersing jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar dient te gebeuren, wordt de stand van zaken van de doelstellingen/acties semestriëel gerapporteerd aan de gemeenteraad en raad van OCMW;
Conform artikel 219 van het decreet lokaal bestuur rapporteert de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau, directiecomité en raad van bestuur van het AGB over de organisatiebeheersing van het lokaal bestuur. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Het jaarrapport organisatiebeheersingssysteem van het lokaal bestuur Zaventem schetst de resultaten, lopende projecten en toekomstige doelstellingen van het bestuur. Het wettelijke organisatiebeheersingssysteem maakt deel uit van het kwaliteitsbeleid en heeft als doelstelling enerzijds de kwaliteit van de werking en dienstverlening te verbeteren en anderzijds de beleidsdoelstellingen van de organisatie te kunnen opvolgen.
Organisatiebeheersing betreft het geheel van afspraken, maatregelen, procedures, die er – met redelijke zekerheid – voor moeten zorgen dat de opdrachten van het lokaal bestuur Zaventem worden vervuld op een voorspelbare manier, waarbij de mogelijke risico’s zoveel mogelijk onder controle worden gebracht (beheersen) en verbeteringen cyclisch worden geïmplementeerd.
In dit jaarrapport worden de projecten besproken die het lokaal bestuur Zaventem in 2020 - voorjaar 2021 heeft opgezet om de interne werking verder te optimaliseren.
Daarnaast wordt er vooruit gekeken naar de prioritaire projecten op vlak van organisatiebeheersing voor de komende periode.
artikel 219 van het decreet lokaal bestuur.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van het jaarrapport interne controle
Gelet op de beslissing van de Raad van 30 maart 2020 houdende de aanpassing van de personeelsformatie van gemeente en OCMW;
Gelet op de beslissing van de Gemeenteraad van 30 maart 2020 houdende de aanpassing van de personeelsformatie van gemeente en OCMW;
Gelet op de beslissing van het Vast Bureau van 7 juni 2021 houdende de aanpassing organogram en personeelsformatie gemeente en OCMW Zaventem;
Gelet op het resultaat van de besprekingen met de vakbonden op 17 juni 2021;
Gelet op de Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden en haar personeel, en latere wijzigingen;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel en houdende minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op de bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 november 2019 waarbij de rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel werd goedgekeurd;
Gelet op de beslissing van de Raad van 30 maart 2020 houdende de aanpassing van de personeelsformatie van gemeente en OCMW;
Gelet op de beslissing van de Gemeenteraad van 30 maart 2020 houdende de aanpassing van de personeelsformatie van gemeente en OCMW;
Gelet op de beslissing van het College van burgemeester en schepenen van 22 maart 2021 houdende het voorstel tot reorganisatie van de afdelingen grondgebiedzaken en omgeving;
Gelet op het feit dat in het nieuwe organogram een directiefunctie met de graad A5a-A5b wordt voorzien en dat deze graad nog niet voorzien is in de RPR van gemeente en OCWM Zaventem;
Gelet op het resultaat van de besprekingen met de vakbonden op 17 juni 2021;
Gelet op de Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden en haar personeel, en latere wijzigingen;
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en latere wijzigingen;
Gelet op de bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
Gelet op de beslissing van de Raad van 26 april 2021 houdende de aanpassingen aan de arbeidsreglementen van gemeente en OCMW Zaventem:
Overwegende dat het voor een vlotte lezing aangewezen is deze goedgekeurde aanpassingen te verwerken in het bestaande arbeidsreglement om alzo over een actueel gecoördineerd arbeidsreglement te kunnen beschikken;
Overwegende dat de aanpassingen o.a. de werktijdregeling betreffen alsook het telewerkreglement;
Overwegende dat we momenteel nog in een uitzonderlijke Corona-tijden zitten waarbij het thuiswerken nog steeds de regel is;
Overwegende dat het bijgevolg opportuun lijkt de wijzigingen te laten ingaan in meer normale werktijden en bijgevolg 1 september 2021 een meer geschikte ingangsdatum is;
Gelet op de bepalingen van het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeente- en provinciepersoneel;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel en houdende minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op de bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017;
Gelet op de bepalingen van de Rechtspositieregeling voor het gemeente- en OCMW-personeel zoals laatst vastgesteld in zitting van de gemeenteraad d.d. 25 november 2019;
Gelet op de beslissing van de Gemeenteraad van 25 november 2019 houdende de laatste aanpassing van het arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel;
Gelet op de beslissing van de Raad van 17 februari 2020 houdende de laatste aanpassing van het arbeidsreglement voor het OCMW-personeel;
Overwegende dat in het kader van de opdracht ““Raamovereenkomst met één opdrachtnemer per perceel voor verzekeringen en aanverwante diensten voor gemeente Zaventem optredend als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten, in eigen naam en voor het AGB, OCMW, en de Politiezone Zaventem” ” een bestek met nr. CAD/2021/647/Intza/1527 werd opgesteld door de Centrale Aankoopdienst;
Overwegende dat deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:
* Perceel I: Materiële schade, aansprakelijkheid, mobiliteit, raming: € 420.000,00 incl. btw (0% btw);
* Perceel II: Arbeidsongevallen en lichamelijke ongevallen gemeen recht, raming: € 90.000,00 incl. btw (0% btw);
Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 510.000,00 incl. btw (0% btw);
Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling;
De wijze van gunning van deze opdracht is de mededingingsprocedure met onderhandelen conform art.38 van de Wet van 17 juin 2016 voor de opdrachten waarbij aan de behoefte van de aanbesteder niet kan voldaan worden zonder aanpassingen van de onmiddellijk beschikbare oplossingen.
De keuze voor de mededingingsprocedure met onderhandeling is gebaseerd op het ontbreken van een onmiddellijke uniforme beschikbaarheid van de aanverwante diensten op de markt. (Art.38 §1 1° a) en c) in die zin dat de verzekeraars een hele reeks gegevens nodig hebben om hun polissen op maat uit te werken en de premies te berekenen. Deze gegevens hebben met name betrekking op de inventaris van te verzekeren goederen en personen, hun nieuwwaarde of de hoogte van de dekking bij incidenten, de schadestatistiek per perceel, enz.
Overwegende dat de raamovereenkomst zal worden uitgevoerd ten dele zonder opnieuw tot mededinging op te roepen en ten dele met een nieuwe oproep tot mededinging tussen de deelnemers, in toepassing van artikel 43, § 5, 2° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
Overwegende dat beide percelen worden gesloten door middel van een raamovereenkomst met meerdere deelnemers en dat alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald. De deelnemers zullen niet opnieuw in mededinging gesteld worden;
Overwegende dat het bestuur bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet beschikte over de exact benodigde hoeveelheden;
Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt;
Gelet op de beslissing van het College van Burgemeester en Schepenen d.d. 21 juni 2021, punt 2021/1616, houdende : ““Raamovereenkomst met één opdrachtnemer per perceel voor verzekeringen en aanverwante diensten voor gemeente Zaventem optredend als aankoopcentrale met aanvullende aankoopactiviteiten, in eigen naam en voor het AGB, OCMW, en de Politiezone Zaventem” . Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze”;
Gehoord het College van Burgemeester en Schepenen.
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 38, § 1, 1° f) (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 214.000,00 niet) en artikel 43;
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;
| Artikel 249, §3 van het decreet lokaal bestuur (DLB) over de goedkeuring van de beleidsrapporten door de gemeenteraad; Artikel 250 van het DLB wat bepaalt dat de rekening op 30/6 van het jaar dat volgt op het rekeningjaar goedgekeurd moet zijn; Artikel 260 van het DLB wat bepaalt dat de rekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting; Artikel 262 van het DLB wat bepaalt dat het toezicht 150 dagen heeft om de rekening goed te keuren; Artikel 286 van het DLB betreffende de rapportering aan het toezicht; Besluit van de Vlaamse regering van 30.03.2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen en de latere wijzigingen;(BVR BBC) Het Ministerieel besluit van 26.06.2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen en de latere wijzigingen;(MB BBC) Voor de verrichtingen 2020 wordt een volledige aansluiting budgettair – algemeen bekomen; |
De voorzitter sluit de zitting op 28/06/2021 om 21:40.
Namens De Raad,
Wim Debruyn
Algemeen Directeur
Ingrid Holemans
Burgemeester