De voorzitter opent de zitting op 24/06/2019 om 21:45.
De Raad neemt kennis van de notulen en het audioverslag van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn de dato 28 mei 2019.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn (artikel 218 decreet lokaal bestuur).
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding
waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de diensten. De doelstellingen van organisatiebeheersing zijn:
− Effectiviteit en efficiëntie;
− Betrouwbaarheid van rapporteringen (financiële, operationele en management rapportering);
− Overeenstemming met wetgeving, regelgeving, reglementeringen, regels;
− Kwaliteitsverhoging.
Deze doelstellingen zullen worden bereikt door het beheersen van alle mogelijke risico’s en door het continu optimaliseren van alle aangebrachte opportuniteiten.
Omdat organisatiebeheersing niet beperkt mag worden tot louter waarneembare controles waar de organisatie aan onderworpen wordt, wordt de organisatiebeheersing geïntegreerd binnen het kwaliteitsbeleid. De geselecteerde beheers- en controlemaatregelen van de organisatiebeheersing bestaan voornamelijk uit verbeteracties.
De methodiek en de aanpak van CC Consult , recent aangeduide consultancy die de cel beleid en coördinatie zal begeleiden, is qua organisatie-evaluatiesysteem vergelijkbaar met die van Audit Vlaanderen en wordt uitvoerig in de nota uiteengezet.
Het decreet lokaal bestuur bepaalt expliciet het uitwerken van een organisatiebeheersingssysteem. De artikels 217 en 219 van het decreet zijn hierover duidelijk.
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst; 2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet; 5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk vóór 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Naar aanleiding van de organisatieaudit door Audit Vlaanderen ontving OCMW Zaventem op 11 mei 2018 het eindrapport over de organisatieaudit.
Audit Vlaanderen heeft diverse aanbevelingen geformuleerd met het oog op het enerzijds versterken van
de organisatiebeheersing en anderzijds voorzien in een blijvende projectmatige aanpak van voorgestelde verbeteracties in het kader van de interne controle.
In het vervolgtraject wil OCMW Zaventem een vaststaand kader opstellen zodat de voorgenomen actieplannen en verbetervoorstellen op een gestructureerde en periodieke manier verder opgevolgd worden.
Audit Vlaanderen heeft een rapportagetool met de daarin geformuleerde aanbevelingen en de realisaties met deadlines die vooropgesteld werden door de gemeente.
Uit de rapportagetool blijkt dat quasi alle vooropgestelde verbeteracties gerealiseerd werden binnen de geformuleerde deadline.
art. 219 Decreet Lokaal Bestuur
Gelet op het besluit van het Vast Bureau van 21 januari 2019, punt VB/2019/025, betreffende de verkoop van het oud-vredegerecht via het digitale forum biddit.be en de aanpassing/verlenging van de overeenkomst tussen OCMW en gemeente Zaventem m.b.t. de tijdelijke bezetting in de Vilvoordelaan 20;
Gelet op het besluit van het Vast Bureau van 4 maart 2019, punt VB/2019/085, houdende principebesluit verkoop oud vredegerecht, gelegen Vilvoordelaan 20, Zaventem, afdeling 1, D358 R 3, met een kadastrale oppervlakte van 1.070 m²;
Gelet op het besluit van de OCMW Raad Zaventem van 25 maart 2019, punt Raad/2019/030, waarbij principieel werd beslist om de woning met tuin, voormalig oud vredegerecht, gelegen Vilvoordelaan 20, Zaventem, afdeling 1, D358 R 3, met een kadastrale oppervlakte van 1.070 m², te verkopen;
Gelet op het besluit van het Vast Bureau van 29 april 2019, punt VB/2019/170, houdende verlenging overeenkomst ivm de tijdelijke bezetting Vilvoordelaan 20 (oud-vredegerecht);
Gelet op het schattingsverslag van GUDRUN Xpert nv, Kunstlaan 50 te 1000 Brussel, waarbij de marktwaarde van het onroerend goed (woning en tuin), gelegen te Zaventem, Vilvoordelaan 20, en kadastraal gesitueerd Zaventem, 1 ste Afdeling, sectie D, nr. 358 R 3, met een oppervlakte volgens kadaster van 10a 70ca (1.070m²) geschat werd op 320.000 euro bij vrijwillige openbare verkoop en 355.000 euro bij verkoop uit de hand;
Gelet op het proces-verbaal van meting, opgemaakt door Jan Matheussens en J.P. Nicaise, Meetkundigen-Schatters van Onroerende Goederen, Adolf Maxlaan 86 te Brussel, op 14 december 1956, waarbij het perceel gelegen te Zaventem, 1 ste Afdeling, sectie D, nr. 358 R 3, met een voorgevellengte van 17,34m een oppervlakte volgens meting bekomt van 10a 70ca (1.070m²);
Gelet op het uittreksel uit de kadastrale legger en het kadastraal percelenplan;
Gelet op het meerjarenplan 2016, waarbij de OCMW Raad de verkoop van het oud-vredegerecht nominatief heeft vastgesteld op 360.000 euro;
Overwegende dat de verkoop openbaar zal gebeuren via het digitale forum biddit.be;
Overwegende dat de algemene en bijzondere voorwaarden van de verkoop vastgesteld moeten worden;
Overwegende dat de raamovereenkomst inzake de aanstelling van de geassocieerde notarissen Vanhalewyn & Flamant, notarissen te Kraainem, ten behoeve van de Gemeente, het AGB, de politiezone en het OCMW Zaventem, ook goedgekeurd werd door het Vast Bureau van het OCMW in zitting van 28 januari 2019, punt VB/2019/038;
Overwegende dat de notaris de nog noodzakelijke attesten en getuigschriften dient aan te vragen, waaronder het bodemattest, en dewelke eveneens zal instaan voor het voeren van de nodige publiciteit voorafgaand aan de online bieding via Biddit.be;
Op voordracht van het Vast Bureau OCMW Zaventem;
Gelet op het Burgerlijk Wetboek, inzonderheid de artikelen 1582 t.e.m. 1701;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van de bestuurshandelingen;
Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur;
Gelet op het decreet lokale besturen;
Gelet op het Gemeentedecreet;
Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 25.06.2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de latere wijzigingen;
Gelet op het Ministerieel besluit van 01.10.2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en de latere wijzigingen;
Gelet op het ministerieel besluit van 9 juli 2013 betreffende de digitale rapportering;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 17.12.2012 houdende de beleids- en beheerscyclus vervroegd in te voeren met ingang van 2013;
Overwegende dat voor de verrichtingen 2018 een volledige aansluiting budgettair – algemeen bekomen wordt;
Overwegende dat de huidige exploitatie-overeenkomst met Compass Group Belgilux NV (in casu Medirest) met betrekking tot de uitbating van de keuken van het WZC Trappeniers initieel ten einde liep op 31 oktober 2018;
Gelet dat evenwel op 10 september 2018 - in samenwerking met Belfius Bank - de verbouwingswerken aan de keuken zijn van start gegaan waardoor een normale maaltijdbereiding in de keuken niet meer mogelijk was;
Gelet op de beslissing van de OCMW-Raad de dato 2 oktober 2018 waarbij een eerste keer een tijdelijke verlenging van de huidige exploitatie-overeenkomst met Compass Belgilux (in casu Medirest) tot en met 31 januari 2019 werd goedgekeurd en dit omwille van overmacht gelet op de verbouwingswerken en de ingrijpende aanpassingen aan de keukeninfrastructuur van het WZC Trappeniers waardoor de normale infrastructuur gedurende enkele maanden niet kon worden gebruikt;
Gelet op de beslissing van de OCMW-Raad de dato 28 januari 2019 waarbij nogmaals een tijdelijke verlenging van de huidige exploitatie-overeenkomst met Compass Belgilux NV (in casu Medirest) met betrekking tot de uitbating van de keuken van het WZC Trappeniers werd goedgekeurd en ditmaal tot en met 30 juni 2019 omwille van overmacht gezien de gewijzigde planning der werken (asbestproblematiek) en de bijkomende verplicht uit te voeren verzwaringswerken aan de hoogspanningscabine door Fluvius;
Overwegende dat de verlengingen van het contract met Compass Group Belgilux telkens gebeurd zijn overeenkomstig de voorwaarden opgenomen in de beslissing van de OCMW-Raad van 2 oktober 2018, namelijk het voorgestelde forfait aan transportkosten en het forfait foodkost voor de aanlevering van de "warme maaltijden" tijdens de verbouwingswerken aan de keuken van het WZC Trappeniers:
- een forfait voor de transportkosten (huur bestelwagen, voedselcontainers en energiekost) hetzij € 1.911,56 per maand, exclusief 6% btw (€ 2.026,25 incl. btw)
- een forfait voor de foodkost voor de aangeleverde warme maaltijden (soep/hoofdgerecht) hetzij het aantal maaltijden vermenigvuldigd met € 2,22 exclusief 6% btw
(€ 2,35 incl. btw) met voor extra soep per liter € 1,50
en het lopende open boek systeem inzake de aankoop van produkten voor het dessert, het ontbijt, het vieruurtje en het avondmaal alsook het huidige personeelsforfait (2 FTE koks);
Overwegende dat op 18 december 2018 door Belfius Bank een aanvraag bij Fluvius werd ingediend op basis van de studie van het ingenieursbureau Istema voor de verzwaring van de hoogspanningscabine van het nu aanwezige elektrische vermogen van 250 kVA naar een vermogen van 400 kVA;
Overwegende dat Fluvius slechts op datum van 15 mei 2019 een schrijven heeft toegestuurd aan Belfius met een offerte voor de studie en de kosten inzake de verzwaring van de hoogspanningscabine;
Overwegende dat het Vast Bureau van 27 mei 2019 de betreffende offerte van Fluvius met betrekking tot de aanpassing van de hoogspanningscabine heeft goedgekeurd en akkoord is gegaan met de vereiste werken voor het verzwaren van het vermogen door Spie Belgium (geraamd op € 74.448,00 excl. BTW);
Overwegende dat de firma Spie liet weten dat de besteltermijn voor een nieuwe transformator 16 weken bedraagt;
Gelet dat de werken voor de nieuwe keuken tot op heden nog steeds aan de gang zijn en dat de vereiste keuringen en de voorlopige oplevering nog dienen te gebeuren;
Gelet dat Johan Beernaert, projectleider bij Belfius Bank, bij emailbericht van 6 juni 2019 meldde dat de oplevering van het perceel ruwbouw-afwerking normaal gezien doorgaat op 17 juni as.; voor de oplevering van de percelen techniek werd nog geen datum bepaald vermits nog een aantal toestellen teruggeplaatst of geïnstalleerd dienen te worden;
Gelet dat voorafgaandelijk de opleveringen nog de keuringen dienen te gebeuren;
Gelet dat er volgens Spie momenteel voldoende vermogen zou resteren om de nieuwe keuken op te starten met uitzondering van het gelijktijdig verbruik van de vaatwasser en de stoomovens (onder voorwaarde dat men geen regeneratiekarren zou gebruiken (die het OCMW nog niet heeft) of elektrische wagens (die er ook nog niet zijn) oplaadt;
Gelet dat het niet opportuun is om de overgang naar de uitbating van de nieuwe keuken door te voeren in verlofperiode;
Gelet dat intussen de opmerking van het gelijktijdig verbruik verder kan bekeken en afgetoetst worden;
Gelet op de beslissing van het Vast Bureau van 11 juni 2019 houdende positief advies tot verdere tijdelijke verlenging van de beheersovereenkomst met Compass Group Belgium omwille van overmacht en dit alvast tot en met 31 augustus 2019 en afhankelijk van de voortgang der werken met de mogelijkheid uit te breiden tot en met 30 september 2019;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 38/1 (aanvullende werken / leveringen / diensten);
Overwegende dat vermits het bedrag van de verlenging lager is dan 50% van de oorspronkelijke opdracht, het voorwerp van de opdracht onveranderd blijft en de aanvulling niet voorzien was in de oorspronkelijke opdracht, kan artikel 38/1 toegepast worden;
De voorzitter sluit de zitting op 24/06/2019 om 22:00.
Namens De Raad,
Wim Debruyn
Algemeen Directeur
Natalie Miseur
Voorzitter