De voorzitter opent de zitting op 29/04/2024 om 21:00.
Via een schrijven, dd. 03 april 2024, heeft mevr. Josiane Blanche laten weten dat zij uit de UF-fractie stapt omwille van persoonlijke redenen.
Zij meldt dat zij vanaf heden als onafhankelijk raadslid zal zetelen in de Raad voor Maatschappelijk Welzijn.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt kennis van het feit dat mevr. Blanche voortaan als onafhankelijke zal zetelen.
De Raad neemt kennis van de notulen en het audioverslag van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn de dato 25 maart 2024.
De notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn d.d. 25 maart 2024 worden goedgekeurd.
De Algemeen Directeur is verplicht om jaarlijks een rapport voor te leggen aan het Vast Bureau en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn inzake de acties in het kader van de organisatiebeheersing.
Het rapport moet jaarlijks vóór 30 juni voorgelegd worden.
In dit jaarrapport wordt een overzicht gegeven van alle resultaten, lopende projecten en toekomstige acties (doelstellingen) inzake organisatiebeheersing.
Het doel van organisatiebeheersing is tweeledig :
art. 219 Decreet Lokaal Bestuur
De Raad neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing 2023.
Gelet op het verslag van de preventieadviseur van 18 maart 2024;
Overwegende dat in het kader van de opdracht “ Raamovereenkomst voor onderhoud, herstelling, jaarlijks nazicht en levering van blusmiddelen voor Gemeente, OCMW, AGB - 09/2024 tot 08/2028” een bestek met nr. CAD/2023/786/TD/1705 werd opgesteld door Gemeente Zaventem;
Overwegende dat deze opdracht als volgt is opgedeeld:
* Basisopdracht ( Raamovereenkomst voor onderhoud, herstelling, jaarlijks nazicht en levering van blusmiddelen voor Gemeente, OCMW, AGB - 09/2024 tot 08/2028), raming: € 39.096,26 excl. btw of € 47.306,47 incl. 21% btw, en dat het maximale bestelbedrag € 49.586,78 excl. btw of € 60.000,00 incl. 21% btw bedraagt;
* Verlenging 1 ( Raamovereenkomst voor onderhoud, herstelling, jaarlijks nazicht en levering van blusmiddelen voor Gemeente, OCMW, AGB - 09/2024 tot 08/2028), raming: € 39.096,26 excl. btw of € 47.306,47 incl. 21% btw, en dat het maximale bestelbedrag € 49.586,78 excl. btw of € 60.000,00 incl. 21% btw bedraagt;
* Verlenging 2 ( Raamovereenkomst voor onderhoud, herstelling, jaarlijks nazicht en levering van blusmiddelen voor Gemeente, OCMW, AGB - 09/2024 tot 08/2028), raming: € 39.096,26 excl. btw of € 47.306,47 incl. 21% btw, en dat het maximale bestelbedrag € 49.586,78 excl. btw of € 60.000,00 incl. 21% btw bedraagt;
* Verlenging 3 ( Raamovereenkomst voor onderhoud, herstelling, jaarlijks nazicht en levering van blusmiddelen voor Gemeente, OCMW, AGB - 09/2024 tot 08/2028), raming: € 39.096,26 excl. btw of € 47.306,47 incl. 21% btw, en dat het maximale bestelbedrag € 49.586,78 excl. btw of € 60.000,00 incl. 21% btw bedraagt;
Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 156.385,04 excl. btw of € 189.225,88 incl. 21% btw;
Overwegende dat de basisopdracht zal worden afgesloten voor een duur van 12 maanden;
Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure;
Overwegende dat het bestuur bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet beschikte over de exact benodigde hoeveelheden;
Gelet op de beslissing van het Vast Bureau d.d. 15 april 2024, punt 46157, houdende : “ Raamovereenkomst voor onderhoud, herstelling, jaarlijks nazicht en levering van blusmiddelen voor Gemeente, OCMW, AGB - 09/2024 tot 08/2028. Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze”;
Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 36 en artikel 57 en artikel 43;
Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikelen 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;
De Raad verleent goedkeuring aan het bestek met nr. CAD /2023/786/TD/1705 en de raming voor de opdracht “ Raamovereenkomst voor onderhoud, herstelling, jaarlijks nazicht en levering van blusmiddelen voor Gemeente, OCMW, AGB - 09/2024 tot 08/2028”, opgesteld door Gemeente Zaventem.
1) De aanpassing in functie van de Car Policy en wie binnen het lokaal bestuur over een dienstwagen kan beschikken dient te worden opgenomen in het arbeidsreglement (principieel goedgekeurd bij beslissing van het college van 12 februari 2024).
Hiervoor dient bijlage 12 (van het arbeidsreglement van gemeente- en OCMW categorie 1 en 2 personeel alsook het arbeidsreglement van OCMW categorie 3 personeel) in zijn geheel te worden bijgewerkt. Het voorstel hiervoor zit in de bijlagen.
Tevens worden volgende aanpassingen aan de uurroosters voorgesteld:
2) Grondgebiedzaken en omgeving:
De directeur grondgebiedzaken en omgeving, de heer Bruno Depondt, wil meer flexibiliteit bekomen voor de arbeiders en tegelijkertijd de efficiëntie verhogen vermits de werkmannen door deze uurroosters 4 dagen per week een uur langer ter plaatse zouden zijn.
Hij stelt voor om de in het arbeidsreglement opgenomen basisuurroosters voor arbeiders (van 8u tot 16u) uit te breiden met enkele opties die flexibiliteit toelaten om op ofwel woensdagnamiddag ofwel vrijdagnamiddag vrij te hebben door op de andere dagen enkele uren extra te presteren.
Deze opties zouden per vaste ploeg te kiezen zijn op permanente basis – deze keuze is bv. niet per week wisselbaar
Hiervoor dient aan Bijlage 2 (van het arbeidsreglement van gemeente- en OCMW categorie 1 en 2 personeel) twee uurroosters – rooster 4 en 5 – worden toegevoegd zoals zichtbaar in de bijlagen.
3) Cultuurcentrum De Factorij:
Op dit moment werken afdelingshoofd, programmatoren, coördinator theatertechnieken en de theatertechnici in een 6 dagen op 7 dagen systeem met glijtijd tussen 9.00 uur en 22.00 uur.
Het afdelingshoofd van cultuurcentrum De Factorij, mevrouw Lies Coppens, stelt voor de administratief medewerkers, de coördinator onthaal en de logistiek medewerkers opnieuw in te schakelen in een 6-dagen uurrooster in plaats van het huidige 5-dagen uurrooster.
Deze medewerkers zaten vroeger al in dit systeem van zes dagen maar dit werd ongedaan gemaakt omdat de onthaalmedewerkers Factorij en bibliotheek als één geheel werden beschouwd. Mevrouw Coppens geeft aan dat dit niet zo is vermits ze een ander takenpakket hebben en die medewerkers momenteel ook 6 dagen werken maar door het vijfdagenstelsel nu steeds overuren ontvangen die ze dan de dagen erna dienen te recupereren. Dit geeft bijkomende problemen met de regeling wat betreft aanwezigheden van personeel.
Hiervoor dient Bijlage 1 – artikel 17 (van het arbeidsreglement van gemeente- en OCMW categorie 1 en 2 personeel alsook het arbeidsreglement van OCMW categorie 3 personeel) te worden gewijzigd zoals zichtbaar in de bijlagen.
4) Burgerzaken: De in het arbeidsreglement opgenomen stamtijd op donderdagavond blijkt niet overeen te komen met de realiteit dus moet worden aangepast:
Stamtijd dienst Burgerzaken met avondopening op donderdag: 17u – 18u30 (i.p.v. 19u30, glijtijd vanaf 18u30)
Hiervoor dient Bijlage 1 – artikel 17 (van het arbeidsreglement van gemeente- en OCMW categorie 1 en 2 personeel alsook het arbeidsreglement van OCMW categorie 3 personeel) te worden gewijzigd zoals zichtbaar in de bijlagen.
Na principiële goedkeuring door het CBS/VB werden de voorgestelde wijzigingen aan het arbeidsreglement voorgelegd aan de vakorganisaties die akkoord zijn met de aanpassingen.
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering RPR van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Gelet op de bepalingen van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
Gelet op de bepalingen van het Arbeidsreglement voor het gemeente- en OCMW-personeel zoals laatst vastgesteld in zitting van de gemeenteraad d.d. 28 juni 2021;
Gelet op het besluit Rechtspositieregeling van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 houdende minimale voorwaarden waaraan de rechtspositieregeling moet voldoen;
Gelet op de Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden en haar personeel, en latere wijzigingen;
Gelet op het organogram zoals laatst goedgekeurd door de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2024.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn gaat akkoord met de voorgestelde aanpassingen en opname van de wijzigingen in de bijlagen bij het arbeidsreglement.
In bijlage vind je het voorstel tot Car Policy.
Dit is een overeenkomst te tekenen door medewerkers die op heden een bedrijfswagen gebruiken, alsook collega's die in de toekomst een wagen ter beschikking gesteld zullen krijgen.
Deze overeenkomst is voornamelijk belangrijk om afspraken vast te leggen met de huidige houders van bedrijfswagens.
In overeenstemming met het arbeidsreglement wordt het ter beschikking stellen van wagens aan nieuwe personeelsleden niet meer gedaan.
Op dit moment wordt de uitzondering aan de gemeenteraad gevraagd om aan leidinggevenden - maximaal C4-C5 - die wachtdienst uitoefenen met specifieke voorwaarden - zoals terug te vinden in de bijlage - wel een bedrijfsvoertuig toe te kennen.
Hiervoor wordt een aanpassing aan het arbeidsreglement opgemaakt die, in samenwerking met de Car Policy in bijlage, van kracht zijn.
De Raad Van Maatschappelijk Welzijn gaat akkoord met de Car Policy die aan het arbeidsreglement zal toegevoegd worden.
De voorzitter sluit de zitting op 30/04/2024 om 21:15.
Namens De Raad,
Karen De Maere
Waarnemend Algemeen Directeur
Natalie Miseur
Voorzitter