De voorzitter opent de zitting op 28/01/2019 om 19:30.
De Raad neemt kennis van de notulen van de installatievergadering de dato 02 januari 2019.
De gemeente en het OCMW Zaventem werken met 2 verschillende BBC-toepassingen. De gemeente, het AGB en de politiezone werken met het softwarepakket van Cipal en het OCMW met een zelfgemaakt softwarepakket. In functie van de integratie van beide financiële diensten conform het nieuw organisatiemodel is het noodzakelijk dat er één pakket wordt aangekocht waarin beide besturen worden beheerd. In de projectplanning voor deze integratie wordt alles voorbereid om medio 2019 naar het softwarepakket van cipal te migreren.
Hierdoor is er geen directe invloed voor andere diensten aangezien de huidige linken die er nu reeds zijn met Cipal kunnen behouden blijven. Linken die in het verleden niet mogelijk waren met de zelfgemaakte software van het OCMW kunnen nu wel gelegd worden met het Cipal-pakket.
De conversie naar 1 toepassing maakt het mogelijk dat alle gebruik en procesen voor beide besturen op eenzelfde manier kunnen georganiseerd worden. Voor de budgethouders en de gebruikers van het OCMW zal dat een grote stap vooruit zijn. Gezien vele factoren was het aangewezen om de keuze te beperken tot de toepassing van Cipal. Uit de audit van het OCMW was gebleken dat een eigen software veel te grote risico's inhoudt m.b.t. de continuïteit en dat het huidige pakket niet voldeed aan de eisen van een BBC-toepassing. Cipal DV is een intergemeentelijk samenwerkingsverband in de zin van het Vlaamse decreet van 6 juli 2001. De vereniging heeft tot doel de studie, de organisatie en de promotie van informatie-en communicatietechnologie en de toepassing ervan ten behoeve van haar vennoten. De dienstverlening richt zich uitsluitend tot de vennoten en Zaventem maakt hier deel van uit.
Juridisch kan de aankoop bij cipal DV gebeuren zonder marktbevraging cfr. de regeling voor het in house aankopen bij intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Daarnaast kan ook de technische compatibiliteit aangenomen worden als reden om het OCMW ook te brengen op het softwareplatform van de gemeente, AGB , politie.
De BBC-wetgeving verandert vanaf 2020 voor de opbouw van het nieuw meerjarenplan 2020-2025. Anderzijds geeft deze conversie ook de mogelijkheid om een aantal onderdelen verder te professionaliseren en te digitaliseren.
Gelet op de offerte van Cipal DV voor respectievelijk de BBC-software en verwerking van digitale facturen.
Overwegende dat deze kosten zoals voor het AGB best gedragen worden door de gemeente en dat dit in een beheersovereenkomst zal moeten opgenomen worden;
Overwegende dat verder moet nagegaan worden welke kredieten in het OCMW geschrapt kunnen worden naar aanleiding van de stopzetting van de eigen software vanaf 2021;
Gelet op de onderhandelingen die gevoerd werden met Cipal waardoor in 2019 een korting van 40%, in 2020 van 25% en in 2021 van 10 % gegeven wordt zodat de meerkost gespreid in de tijd kan voorzien worden;
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten , en latere wijzigingen;
Het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en latere wijzigingen;
Het Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren en latere wijzigingen;
Gelet op de artikels 38 en 74 van het Decreet Lokaal Bestuur dat de raad voor maatschappelijk welzijn oplegt om bij aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast te stellen waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen m.b.t. de werking van de raad.
Gelet op de besluiten van de raad voor maatschappelijk werk van 5 maart en 2 juli 2013 houdende huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn Zaventem.
Gelet op art. 74 van het Decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op het Besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 5 april 2016 houdende deontologische code voor mandatarissen van het OCMW Zaventem;
Overwegende dat voor de nieuwe legislatuur en overeenkomstig de geest van het Decreet Lokaal Bestuur de deontologische code voor gemeente en OCMW zoveel als mogelijk gelijklopend dienen te zijn zodat het aangewezen is een nieuwe versie goed te keuren.
Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water, en latere wijzigingen;
Gelet op artikel 2, eerste lid, 2° van het Besluit van de Vlaamse Regering van 16 september 1997, recent gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2018 waarbij wordt bepaald dat in elke gemeente een lokale adviescommissie wordt opgericht die onder andere samengesteld is uit één lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst van het OCMW van de gemeente waar de huishoudelijke abonnee zijn woonplaats heeft;
Overwegende dat bijgevolg de OCMW-Raad bevoegd is in gezegde materie (vermits er geen verdere specifiëring is van het thans bevoegd orgaan) en bijgevolg een lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst dient aan te duiden teneinde zitting te hebben in gemelde commissie;
Gelet op de artikelen 33, 34, 35 en 74 van het Decreet Lokaal Bestuur (inzake de regeling van stemming / verkiezing in de Raad voor Maatschappelijk Welzijn) en de regeling opgenomen in het huishoudelijk reglement van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn;
Gelet dat bijgevolg een geheime en afzonderlijke stemming dient te worden georganiseerd voor de aanwijzing van de vertegenwoordiger van het OCMW in de lokale adviescommissie voor gas, water en elektriciteit;
Overwegende dat volgende kandidaturen werden ingediend:
- Gerard VAN ACHTER
- Jean Michel HUBERT
Gelet op de uitslag van de geheime stemming;
Er zijn 31 stemgerechtigden die ieder één stembrief ontvangen hebben. In de stembus werden 31 stembiljetten gevonden;
De stemopneming geeft volgende uitslag:
- Gerard VAN ACHTER bekomt 17 stemmen
- Jean Michel HUBERT 4 stemmen
- neen 3 stemmen
- onthouding 7 stemmen
Overwegende dat het aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn toekomt om het begrip "dagelijks bestuur" te definiëren zodat de bevoegdheidsregeling binnen het bestuur en de financiële procedures zoals bepaald bij het Decreet Lokaal Bestuur, kunnen uitgewerkt worden;
Overwegende dat door deze vaststelling o.m. het Vast Bureau bevoegd wordt voor de vaststelling van de wijze van gunnen en vaststellen van de voorwaarden inzake overheidsopdrachten;
Overwegende dat het Comité voor het WZC opgehouden is te bestaan ingevolge de geldende reglementering opgenomen in het Decreet Lokaal Bestuur;
Gelet op de omzendbrief ABB 2006 dd. 01/12/2006 van de Vlaamse minister van Binnenlands bestuur, Stedenbeleid, Wonen en Inburgering;
Gelet op artikel 78, tweede lid, 9° van het Decreet Lokaal Bestuur waarbij wordt bepaald dat het vaststellen van wat onder het begrip "dagelijks bestuur" moet worden verstaan exclusief aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn toebehoort;
Gelet op artikel 84, §2 van het Decreet Lokaal Bestuur waarbij wordt vastgelegd dat het Vast Bureau de bevoegdheden uitoefent die eraan zijn toevertrouwd onder andere overeenkomstig artikel 78 van het DLB;
Gelet op de samenwerkingsovereenkomst tussen het Sociaal Verhuurkantoor West-Brabant (WEBRA vzw) en het OCMW Zaventem;
Gelet op de geconsolideerde statuten van de vzw WEBRA (na wijziging van 7 maart 2017) inzonderheid artikelen 7, 12 en 13;
Overwegende dat het OCMW Zaventem een toetredend lid is waarbij in gemelde statuten bepaald werd dat een toetredend lid in de algemene vergadering vertegenwoordigd wordt door één vertegenwoordiger;
Overwegende dat het OCMW Zaventem bijgevolg gerechtigd is één vertegenwoordiger (die niet noodzakelijk ocmw-raadslid dient te zijn) af te vaardigen als stemgerechtigd lid in de betreffende Algemene Vergadering van het Sociaal Verhuurkantoor Webra vzw;
Overwegende dat volgende kandidaturen werden ingediend :
- Gerard VAN ACHTER
- Jean Michel HUBERT
Gelet op de artikelen 33, 34, 35 en 74 van het Decreet Lokaal Bestuur (inzake de regeling van stemming / verkiezing in de Raad voor Maatschappelijk Welzijn) en de regeling opgenomen in het huishoudelijk reglement van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn;
Gelet dat bijgevolg een geheime en afzonderlijke stemming dient te worden georganiseerd voor de aanwijzing van een vertegenwoordiger van het OCMW in de Algemene Vergadering van Webra vzw;
Gelet op de uitslag van de geheime stemming;
Er zijn 31 stemgerechtigden die ieder één stembrief ontvangen hebben. In de stembus werden 31 stembiljetten gevonden.
De stemopneming gebeurt door de algemeen directeur en geeft volgende uitslag:
- Gerard VAN ACHTER bekomt 17 stemmen
- Jean Michel HUBERT 7 stemmen
- onthouding 7 stemmen
Overwegende dat de huidige exploitatie-overeenkomst met Compass Group Belgilux Nv (in casu Medirest) met betrekking tot de uitbating van de keuken van het WZC Trappeniers initieel ten einde liep op 31 oktober 2018;
Gelet dat evenwel op 10 september 2018 - in samenwerking met Belfius Bank - de verbouwingswerken aan de keuken zijn van start gegaan waardoor een normale maaltijdbereiding in de keuken niet meer mogelijk was;
Gelet op de beslissing van de OCMW Raad van 2 oktober 2018 waarbij de tijdelijke verlenging van de beheersovereenkomst met Compass Group Belgilux (in casu Medirest) tot en met 31 januari 2019 werd goedgekeurd en dit omwille van overmacht gelet op de huidige verbouwingswerken en ingrijpende aanpassingen aan de keukeninfrastructuur van het WZC Trappeniers waardoor de normale infrastructuur gedurende enkele maanden niet kan worden gebruikt;
Gelet dat de bereiding van de warme maaltijden tijdelijk vanuit Vilvoorde gebeurt maar het klaar maken van de overige maaltijden (ontbijten, desserten, vieruurtjes, broodmaaltijden) verder in het WZC Trappeniers plaats vindt;
Gelet dat deze verlenging van het contract met Compass Group Belgilux NV (in casu Medirest) tot en met 31 januari 2019 werd goedgekeurd met inachtname van de offerten opgemaakt de dato 27 juli 2018, inzonderheid het voorgestelde forfait aan transportkosten en het forfait foodkost voor de aanlevering van de "warme maaltijden" tijdens de verbouwingswerken aan de keuken van het WZC Trappeniers, hetzij:
- een forfait voor de transportkosten (huur bestelwagen, voedselcontainers en energiekost) hetzij € 1.911,56 per maand, exclusief 6% btw (€ 2.026,25 incl. btw) en
- een forfait voor de foodkost voor de aangeleverde warme maaltijden (soep/hoofdgerecht) hetzij het aantal maaltijden vermenigvuldigd met € 2,22 exclusief 6% btw (€ 2,35 incl. btw) met voor extra soep per liter € 1,50;
Overwegende dat het lopende open boek systeem inzake de aankoop van produkten voor het dessert, het ontbijt, het vieruurtje en het avondmaal daarnaast verder van kracht bleef alsook het huidige personeelsforfait (2 FTE koks);
Gelet op de bevestiging van de nv Compass Group Belgilux op datum van 2 oktober 2018 van de verlenging van het lopende contract aan de nieuw onderhandelde voorwaarden en dit voor de tijdelijke situatie tot en met 31 januari 2019;
Gelet dat de OCMW Raad van 2 oktober 2018 akkoord is gegaan om, indien de verbouwingswerken aan de keuken van het WZC Trappeniers niet tegen de voorziene einddatum van 31 januari 2019 zijn afgerond, een maandelijkse verlenging met Compass Group Belgilux toe te staan;
Overwegende dat wegens asbestproblematiek de werken aan de keuken gedurende de maand september-oktober 2018 werden opgeschort;
Gelet op de gemaakte planning van de voortgang van werken aan de keuken door pilootaannemer GTC Build (algemene bouwonderneming) op datum van 21 december 2018 en het bericht per email van Johan Beernaert van Belfius Bank de dato 9 januari 2019 waarbij wordt gemeld dat wegens de door Eandis uit te voeren vereiste verzwaringswerken van het elektriciteitsvermogen aangenomen wordt dat de nieuwe (volledige) keuken (met gebruik van al de elektrische toestellen) eind juni 2019 zal kunnen in gebruik genomen worden;
Overwegende dat voorgesteld wordt de verlenging van het contract met Compass Group Belgilux NV (in casu Medirest) verder te zetten tot eind juni 2019, rekening houdend met de bovenvermelde geldende forfaits aan transportkosten en foodkost en het lopende open boek systeem zoals hierboven uiteengezet;
Gelet dat intussen een aanbestedingsprocedure voor de uitbating van de centrale keuken en het bereiden van dagverse maaltijden voor WZC en instellingen van het OCMW Zaventem lopende is;
Overwegende dat bijgevolg de toe te wijzen opdracht voortkomend uit de aanbestedingsprocedure met bestek nummer CAD/2018/493/OCMW/1224 opgesteld door de Centrale Aankoopdienst, pas na 30 juni 2019 zal kunnen van start gaan;
Gelet op het positieve advies terzake van het Vast Bureau van 14 januari 2019;
Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 38/1 (aanvullende werken / leveringen / diensten);
Overwegende dat vermits het bedrag van de verlenging lager is dan 50% van de oorspronkelijke opdracht, het voorwerp van de opdracht onveranderd blijft en de aanvulling niet voorzien was in de oorspronkelijke opdracht, kan artikel 38/1 toegepast worden;
De voorzitter sluit de zitting op 28/01/2019 om 21:00.
Namens De Raad,
Wim Debruyn
Algemeen Directeur
Natalie Miseur
Voorzitter